سياسة الخصوصية

من نحن

Image Registrars Limited ("Image Registrars" أو "نحن") هي شركة أمين سجل أسهم في كينيا. نحتفظ بسجلات المساهمين للشركات ("الجهات المُصدِرة") ونشغّل موقع بوابة المستثمرين وتطبيقها على الجوال ("البوابة") ليتمكن مساهموها من الاطلاع على حيازاتهم وإدارتها.

فيما يخص حسابك في البوابة والمعلومات التي تقدّمها لنا عبرها، نحن مسؤول التحكم في البيانات بموجب قانون حماية البيانات الكيني لعام 2019 (Data Protection Act, 2019). أما سجل المساهمين نفسه فيعود إلى الجهة المُصدِرة: ونحن نحتفظ به نيابةً عنها بصفتنا معالج البيانات لديها.

يمكنك التواصل معنا عبر:

• العنوان: 5th Floor, Absa Towers, Loita Street, P.O. Box 9287-00100 GPO, Nairobi, Kenya
• الهاتف: +254 709 170 000
• البريد الإلكتروني: info@image.co.ke (يرجى كتابة "Data protection" في سطر الموضوع)
• الموقع الإلكتروني: www.image.co.ke

ما الذي نجمعه

نجمع ما تقدّمه لنا، وما يحتفظ به سجل الجهة المُصدِرة عنك أصلًا، وقدرًا يسيرًا من البيانات التقنية عند استخدامك للبوابة:

• الحساب: بريدك الإلكتروني ورقم جوالك ولغتك المفضلة. كلمة مرورك تحتفظ بها خدمة تسجيل الدخول من Microsoft التي تُسجّل دخولك نيابةً عنا؛ ولا نطّلع عليها أبدًا.
• الهوية: اسمك الكامل وجنسيتك ورقم هويتك الوطنية أو جواز سفرك وتاريخ ميلادك وعنوانك، ورقم تسجيل الشركة عندما تتصرف نيابةً عن شركة.
• المستندات: نسخ من هويتك أو جواز سفرك وإثبات العنوان، والمستندات التي تثبت حقك في التصرف بشأن حيازة ما، مثل قرار مجلس الإدارة، أو أمر إثبات الوصية، أو خطابات الإدارة، أو التوكيل، أو شهادة الميلاد أو الوفاة، أو كشف الحساب المشترك.
• الحيازات: رقم حسابك في CDSC والأسهم والأرباح الموزعة والمدفوعات المسجّلة باسمك في سجل الجهة المُصدِرة.
• الملف الشخصي: جنسك وحالتك الاجتماعية ورقم KRA PIN ومهنتك وجهة عملك ومصدر أموالك، وما إذا كنت شخصًا سياسيًا معرّضًا للمخاطر، والمقاطعة والدائرة الانتخابية، وأقرب أقربائك (الاسم وصلة القرابة ورقم الهاتف ورقم الهوية أو جواز السفر ونصيب الاستحقاق).
• بيانات الدفع: الحساب المصرفي أو رقم المحفظة المالية عبر الجوال الذي تُدفع إليه أرباحك الموزعة.
• الإعاقة (اختياري): ما إذا كانت لديك إعاقة ونوعها وأي ترتيبات تيسيرية تحتاج إليها. هذه بيانات شخصية حساسة. أنت من يقرر تقديمها، ويمكنك تغيير إجابتك في أي وقت.
• الطلبات والرسائل: الاستفسارات وطلبات التحويل والتعديل وطلبات خطابات UFAA التي ترسلها، وموافقات المالكين المشتركين، والرسائل والملفات المتبادلة مع موظفينا.
• بيانات الجهاز والأمان: نوع الجهاز الذي تستخدمه، ورمز الإشعارات الخاص بالتطبيق، وعنوان IP وتفاصيل المتصفح أو التطبيق عند تسجيل الدخول والإجراءات المهمة، ورموز التحقق المؤقتة التي نرسلها لتأكيد رقم هاتفك أو أي تغيير حساس. نخزّن هذه الرموز بصيغة مشفّرة (مُجزّأة) فقط، وتنتهي صلاحيتها خلال دقائق.

كيف نستخدمها، ولماذا يحق لنا ذلك

• لتشغيل حسابك: إنشاؤه وتسجيل دخولك وحمايته. نحتاج إلى ذلك لنقدّم لك البوابة.
• للتحقق منك: فحص هويتك ومستنداتك ومطابقتك مع السجل قبل أن نُظهر لك أي حيازة. القانون يوجب ذلك (قانون عائدات الجريمة ومكافحة غسل الأموال لعام 2009 (Proceeds of Crime and Anti-Money Laundering Act, 2009) وأنظمة أسواق المال)، وهو يحميك من أن يدّعي شخص آخر ملكية أسهمك.
• لمعالجة طلباتك: مراجعة الاستفسارات وطلبات التحويل والتعديل وخطابات UFAA ومعالجتها، وتحديث السجل بناءً على تعليمات الجهة المُصدِرة.
• لصرف الأرباح الموزعة: الدفع إلى الحساب الذي تحدده، واقتطاع الضريبة باستخدام رقم KRA PIN الخاص بك كما يشترط قانون ضريبة الدخل (Income Tax Act)، وتحويل الأرباح غير المطالب بها إلى هيئة الأصول المالية غير المطالب بها (UFAA) كما يشترط قانون الأصول المالية غير المطالب بها لعام 2011 (Unclaimed Financial Assets Act, 2011).
• لإبقائك على اطلاع: إرسال رموز التحقق وتحديثات الطلبات وإشعارات الأرباح الموزعة عبر البريد الإلكتروني والرسائل النصية القصيرة وإشعارات التطبيق. وهي جزء من الخدمة.
• لمشاركة الإعلانات: إرسال إشعارات الجمعية العمومية وغيرها من إعلانات الجهة المُصدِرة عبر القنوات التي تسمح بها. يمكنك إيقاف أي قناة، أو إلغاء الاشتراك في جميع الإعلانات، من خلال تفضيلات التواصل.
• لحماية البوابة: الاحتفاظ بسجل تدقيق، وكشف الاحتيال وإساءة الاستخدام، وإصلاح المشكلات. وهذا يحقق مصلحة مشروعة لنا ولك، ويكون مطلوبًا بموجب القانون أحيانًا.
• بيانات الإعاقة: لا نستخدمها إلا بموافقتك الصريحة، ولا نستخدمها إلا لتوفير الترتيبات التيسيرية التي تطلبها.

موظفونا هم من يتخذون كل قرار بشأن هويتك وطلباتك؛ ولا نتخذ بشأنك قرارات بوسائل آلية فقط. ولا نبيع بياناتك ولا نستخدمها في الإعلانات.

مع من نشاركها

لا نشارك بياناتك إلا حيث نحتاج إلى ذلك، ولا نشارك إلا ما تدعو الحاجة إليه:

• الجهة المُصدِرة: الشركة التي تملك أسهمها، وهي صاحبة السجل.
• المالكون المشتركون: إذا كنت تملك أسهمًا بصورة مشتركة، يطّلع المالكون الآخرون على الطلبات المقدّمة على تلك الحيازة، ومنها اسمك، ويُطلب منهم الموافقة عليها.
• مؤسسات السوق: الشركة المركزية للإيداع والتسوية (CDSC)، والوسيط المالي أو أمين الحفظ الخاص بك، حيثما يستلزم الطلب ذلك.
• مزوّدو خدمات الدفع: البنوك ومزوّدو المحافظ المالية عبر الجوال الذين يصرفون أرباحك الموزعة.
• السلطات: هيئة الإيرادات الكينية، وUFAA، وهيئة أسواق المال، والمحاكم وجهات إنفاذ القانون، حيثما يشترط القانون ذلك.
• مزوّدو خدماتنا: Microsoft (استضافة Azure وتسجيل الدخول)، وTwilio SendGrid (البريد الإلكتروني)، وAfrica's Talking (الرسائل النصية)، وGoogle Firebase (إشعارات التطبيق). لا يعالجون البيانات إلا وفق تعليماتنا وبموجب عقود تُلزمهم بحمايتها.

أين تُخزَّن بياناتك

تُستضاف البوابة وقواعد بياناتها على Microsoft Azure في جنوب أفريقيا. ويعالج بعض مزوّدي خدماتنا البيانات في بلدان أخرى، منها الولايات المتحدة، لإرسال رسائل البريد الإلكتروني وإشعارات التطبيق. ولا ننقل البيانات خارج كينيا إلا بالضمانات التي يشترطها قانون حماية البيانات لعام 2019، مثل العقود التي تحميها ومزوّدين يلتزمون بمعايير أمنية معترف بها.

المدة التي نحتفظ بها

• سجل المساهمين وسجلات الأرباح الموزعة: طوال المدة التي تتطلبها الجهة المُصدِرة والقانون. وهذه سجلات دائمة للشركات.
• فحوصات الهوية والمستندات والطلبات والرسائل: ما دام لديك حساب، وبعد ذلك لمدة سبع سنوات على الأقل، كما يشترط قانون مكافحة غسل الأموال.
• إشعارات التطبيق والموقع: تُحذف تلقائيًا خلال 90 يومًا.
• سجلات الأمان والتدقيق: طوال المدة اللازمة لحماية البوابة والوفاء بالتزاماتنا القانونية.

وعندما لا نعود بحاجة إلى البيانات، نحذفها أو نجعلها مجهولة الهوية.

كيف نحميها

جميع الاتصالات بالبوابة مشفّرة، وقواعد بياناتنا مشفّرة أثناء التخزين. وتتولى خدمة الهوية من Microsoft تسجيل الدخول، وتتطلب التغييرات الحساسة رمز تحقق مؤقتًا، ولا يطّلع الموظفون إلا على ما يحتاجه دورهم، ونحتفظ بسجل لمن فعل ماذا. وفي تطبيق الجوال يُحفظ تسجيل دخولك في التخزين الآمن بهاتفك.

لن نطلب منك أبدًا كلمة المرور أو رمز التحقق المؤقت عبر الهاتف أو الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني. فإن طلبه منك أي شخص، فلا تشاركه، وأبلغنا.

حقوقك

بموجب قانون حماية البيانات لعام 2019 لك الحق في:

• أن تعرف كيف تُستخدم بياناتك، وهذا هو الغرض من هذه السياسة؛
• الحصول على نسخة من البيانات التي نحتفظ بها عنك؛
• تصحيح البيانات الخاطئة أو غير المكتملة. ويمكنك تحديث معظم التفاصيل بنفسك في البوابة؛ أما التغييرات على السجل فتتم عبر طلب؛
• حذف البيانات حيثما لسنا ملزمين بالاحتفاظ بها؛
• الاعتراض على كيفية استخدامنا لبياناتك، بما في ذلك لأغراض الإعلانات؛
• سحب موافقتك التي أعطيتها، مثل الموافقة على بيانات الإعاقة، في أي وقت؛
• استلام البيانات التي قدّمتها لنا بصيغة إلكترونية شائعة؛
• ألا تخضع لقرار يُتخذ بوسائل آلية فقط.

لممارسة أي من هذه الحقوق، راسلنا على info@image.co.ke واكتب "Data protection" في سطر الموضوع، أو اكتب إلينا. وقد نحتاج أولًا إلى التأكد من هويتك، وسنرد خلال المدة التي يحددها القانون.

يمكنك حذف حسابك في البوابة بنفسك في أي وقت، من إعدادات الحساب على الموقع أو من الإعدادات في التطبيق، أو أن تطلب منا القيام بذلك نيابةً عنك. ويؤدي الحذف إلى إزالة تسجيل دخولك وملفك الشخصي في البوابة؛ ولا يزيلك من سجل الجهة المُصدِرة، ولا يحذف السجلات التي يوجب القانون علينا الاحتفاظ بها.

وإذا لم تكن راضيًا عن طريقة تعاملنا مع بياناتك، فيمكنك تقديم شكوى إلى مكتب مفوض حماية البيانات (www.odpc.go.ke). ونقدّر أن تمنحنا فرصة لتصحيح الأمر أولًا.

الأطفال

البوابة مخصصة للبالغين. ويمكن لأحد الوالدين أو الوصي إدارة الأسهم التي يملكها طفل. وعند ذلك نعالج بيانات الطفل، مثل اسمه وتاريخ ميلاده وشهادة ميلاده، لهذا الغرض وحده وبموافقة الوالد أو الوصي.

ملفات تعريف الارتباط والتخزين على جهازك

يستخدم الموقع ملفات تعريف الارتباط اللازمة لعمله فقط: للإبقاء على تسجيل دخولك، وحماية النماذج من التزوير، وتذكّر لغتك. ولا نستخدم ملفات تعريف الارتباط الإعلانية أو التتبعية. ويحفظ تطبيق الجوال تسجيل دخولك في التخزين الآمن بهاتفك، وإعداداتك، مثل اللغة، على جهازك.

التغييرات على هذه السياسة

عندما نغيّر هذه السياسة سننشر النسخة الجديدة هنا بتاريخ جديد. وإذا كان للتغيير أثر كبير على كيفية استخدامنا لبياناتك، فسنخبرك في البوابة أو عبر البريد الإلكتروني قبل سريانه.